نظام إدارة موارد الشركة ( ERP Systems)

تبدأ المؤسسات والشركات الناشئة بالنجاح وسرعان ما تكثر المهام ويزيد العبء في العمليات اليومية فيفكر المسؤول بتحميل العبء على موظفيه , أو تعيين موظفين جدد للمهام الجديده , والحقيقة أن الخطر يحف الحالتين ففي الحالة الأولى يقل ولاء الموظفين ويحتاج المسؤول إلى زيادة العناية و المكافئات والمتابعة.

أما الحالة الثانية فيكون هناك أتعاب مالية وعقوبات من عدم التوافق مع الفريق الأساسي , لذلك يتساءل الجميع أما من طريق ثالث

في عالمنا الحالي وفي طرق الإدارة الحديثة أصبحت تكنولوجيا المعلومات ليست فقط أداة مساعدة وإنما قيادة كامله للعمليات , وأصبحت الشركات تتنافس فيما بينها بما تملكه من تقنيات ووسائل إتصال سريعة تمكنها من التغلب على منافسيها , وما زال البعض ممن ينطوي على نفسه يدير مؤسسته بأسلوب الأجداد … دعونا نفكر بالأسلوب التقني.

نظام ال ERP) Enterprise Resource planning) أو تخطيط موارد الشركة

هو مجموعة من الأنظمة تعمل سوية لأتمتة العمليات الخاصة بالشركة أو المؤسسة وربطها بشكل موحد ومتكامل , فمهما كانت طبيعة العمل (خيري , تجاري …إلخ) يمكن تطبيقه , كما ويغنيها عن استعمال أنظمة وبرمجيات مختلفة من عدة شركات. ويتطلب تطبيقه إلى إعادة هندسة العمليات الخاصة بالمؤسسة أو ما يسمى ب (Business Processing Engineering (BPE فيتم تغير آلية العمل بما يوافق النظام الجديد , ونظرا لدرجة تعقيد النظام فإنه يحتاج إلى وقت كافي لتطبيقه والحصول على فوائده , كما وأن تطويره يحتاج دمج كامل بين الإدارة والتقنية فلا يمكن تطويره بالإعتماد على التقنيين وإنما يتطلب فهم عميق للجانب الإداري وطبيعة العمل

بكل بساطة الـ ERP هى اختصار لـ Enterprise Resource Planning ومعناها باللغة العربية “ تخطيط موارد المؤسسة ” أو ” تخطيط الموارد داخل المؤسسة ” نستنتج من ذلك أن هذا الاختصار يعنى ببساطة استخدام الموارد داخل الشركة بطريقة أكثر فعالية ويلاحظ أيضاً ان مصطلح الـ ERP ”تخطيط موارد المؤسسات ” ليس فقط عبارة عن Software “برنامج “اوSystems “نظام” بل أنه يعد أيدلوجية فى حد ذاته.

تقوم بعض الشركات ببناء التطبيقات البرمجية التى تعمل وفقاً لهذه الأيدلوجية السابق ذكرها ويطلق على هذه التطبيقات عدة أسماء منها ERP Solutions او ERP Software أوERP systems ولكن هناك الأكثر من ذلك ، فإن المطورين والمبرمجين المسئولين عن بناء وصناعة هذه التطبيقات البرمجية يعتمدون فى صناعتها مبدأ تطبيق أفضل ممارسة ممكنة لإدارة الأعمال والناتجة عن الخبرات السابقة فى هذه المجالات وهذه الميزة تعتبر واحدة من المميزات الأكثر قيمة فى – برامج تخطيط موارد المؤسسات ERP system – ونجد أن العديد من الشركات الصغيرة تفتقر إلى ما يسمى بالخبرة وهذا يمكن أن يكون الفرق بين الشركات السريعة النمو الناجحة والشركات المتوسطة وهنا يأتى دور – برامج تخطيط موارد المؤسسات ERP system – ، وفى مرحلة ما ضمن مراحل دورة حياة المؤسسة تصبح الحاجة لبرامج تخطيط موارد المؤسسات ERP system لا مفر منها .

المدراء الناجحون يعلمون ذلك ويفهمونه جيداً ، ويعلمون أيضاً أنه مع نمو واتساع نشاط المؤسسة فأنه سيجعل من مهمة التحكم والتخطيط مهمة صعبة جداً ولهذا فإنه سيكون من المفيد جداً استخدام حلول متطورة مثل برامج تخطيط موارد المؤسسات ERP system فى مثل هذه المواقف .

من يحتاج الى الـ ERP Systems

كل الشركات الصغيرة التى تتطلع الى نمو نشاطها وحجم اعمالها تحتاج إلى استخدام برامج تخطيط موارد المؤسسات ERP system ، بعض الشركات الكبرى قد تمتنع تماماً عن ابرام أى صفقات معك أو إتمام أى أعمال معك إذا لم تكن مؤسستك أو شركتك لا تستخدم – برامج تخطيط موارد المؤسسات ERP system – لأن مثل هذه البرامج أو النظم هى دليل على الجودة العالية كما أنه دليل على أن مؤسستك أو شركتك تعمل بطريقة جيدة وفعالة ، هناك العديد والعديد من المزايا والفوائد الناتجة من استخدام - برامج تخطيط موارد المؤسسات ERP system – لكننا سوف نتحدث عنها باستفاضة لاحقاً . – برامج تخطيط موارد المؤسسات ERP system – تندرج تحت قائمة الأنظمة المتكاملة مما يعنى أنه تم بنائها لكى تقوم بالاندماج مع أى جزء من عملك داخل المؤسسة أو الشركة وكمثال على ذلك فأنه في البداية يمكن لمدير في شركة صغيرة التنسيق بين مختلف الإدارات بسهولة ، ولكن عندما تبدأ الشركة في النمو يحدث الشيء نفسه مع حجم وعدد الإدارات بالشركة فإن التنسيق بينها يصبح يصبح عملية صعبة جداً ومكلفة . وسيراً على هذا المنوال فإنه من المؤكد أن أزمة التنسيق والسيطرة في نقطة معينة من الزمن أمراً لا مفر منه داخل المؤسسة أو الشركة وفى هذه اللحظة سيكون أفضل صديق للمديرين لمعاونتهم فى حل هذه المشكلة هى – برامج تخطيط موارد المؤسسات ERP system – لأن مهمة التنسيق والتخطيط بين الادارات المختلفة تعتبر واحدة من ضمن المهام الرئيسية التى صنعت من أجلها .

أهمية ال ERP

– تقليل التكلفة والوقت اللازم في العمليات
– سرعة إكتشاف الأخطاء وإصلاحها
– سهولة تغيير آلية العمل للشركة وتوسعها بسرعه وتحويرها لدخول أسواق جديده
– أخذ قرارات أكثر حكمة بالإعتماد على الأرقام والحسابات
– زيادة كفاءة الخدمات والسمعة

أشهر الأنظمة الرئيسية

– إدارة الموارد البشرية (Human Resource Management(HRM: نظام لتطوير التخطيط لإحتياجات العمل من الوظائف وكل ما يخص ذلك من تفاصيل , وتطبيق كل القوانين والعمليات الخاصة بالموظفين , كذلك تطوير الكادر

– إدارة الحسابات المالية : ويتضمن جميع العمليات المحاسبية من القيود المحاسبية , حسابات الموردين , الشيكات , حسابات العملاء .. إلخ

– إدارة سلسلة الإمدادات (Supply Chain Management (SCM : وهو نظام لدعم وإدارة الربط بين الموردين والعملاء وشركاء العمل , ليمثل سلسلة من العمليات المترابطه من قبل التوريد إلى نهاية وصول المنتجات إلى العملاء.

– إدارة العلاقات مع العملاء (Customer RelationShip Management(CRM: وهو نظام يدير العلاقات مع العملاء.

– إدارة المبيعات وطلبات المخازن : جميع عمليات المخازن من توريد وتصدير وحركات داخلية بين المخازن

وهناك أنظمة كثيرة يمكن أن تنتمي للمجموعة مثل التصنيع (manufacturing) , و تخطيط الإنتاج والكثير من الأنظمة المختلفة
نصيحة

نظام ال ERP نظام يعتمد بشكل رئيسي على طبيعة عمل المؤسسة لذلك ينصح بتطويره بشكل خاص للمؤسسة وعدم الإعتماد على المصادر المفتوحة العامة إلا بتخصصيها , كما وفي ذات الوقت يحتاج تطوير ال ERP إلى الصبر وذلك لما يتطلبه من جهد تقني وإداري في تغيير العمليات وآلية العمل الموجودة.

وحقيقة تطبيق ال ERP داخل الشركات الناشئة أسهل من تطبيقه في شركة تعقدت عملياتها , ولكن هل الشركة التي تعقدت عملياتها وأصبحت كبيرة ليس لها فرصة !

هناك العديد من الشركات الضخمة التي استطاعت تحويل كل عملياتها ومجاراة الواقع مثل IBM وهنا يمكن أن نضيف شيئا قد يساعد هذه الشركات
1- عدم التحويل المفاجيء وإعتماد سياسة متوازية من تحويل بعض الأجزاء شيئا فشيئا لأنظمة وربطها لاحقا لتعمل كنظام ERP متكامل
2- تحفيز الموظفين من خلال المكافآت لمن يتعامل مع الأنظمة الحديثة
3- عمل برامج صغيرة لقياس مدى فاعلية تطبيقها
4- الإستعانة بالخبراء والمستشارين
5- إحضار متدربين محترفين لتدريب الكادر

عوائق تطبيق نظام ERP

أظهرت نتائج إستطلاع للرأي حول العوائق التي تواجهها المنشآت في تطبيق نظام ERP والذي أجري على 230 شركة ما يلي :
36% من الشركات التي شملها المسح في طور تطبيق نظام ERP
51% من الشركات أخفقت في تطبيق نظام ERP
46% من الشركات لم تطبيق النظام بالشكل الصحيح
50% من الشركات ليست راضية عن نتائج تطبيق نظام ERP

وفي احصائيات أخرى :

أكثر من 61% من مشاريع التطبيق مصيرها الفشل

50% من مشاريع تطبيق الـ ERP تتوقف أثناء خلال مرحلة التطبيق

75% حُكم عليها من قِبل الموظفين العاملين عليها بأنها ضعيفة .

أسباب قد تؤدي إلى فشل الERP

1- عدم تقدير تعقيد النظام , معرفة المتطلبات بشكل جيد
2- عدم دخول الموظفين بشكل حقيقي بالنظام
3- الإعتماد على شركات البرمجة والمستشارين بشكل كلي
4- تحميل البرنامج فوق المحتمل وتوقع النتائج سريعا
5- عدم الإستعانة بالمستشارين وأصحاب الخبرة

أشهر أنظمة الERP

هناك العديد من الشركات التي أصدرت نسخ خاصة بال ERP مثل Microsoft , ولكن اشتهر كل من نظام SAP و Oracle وانحصر التنافس بينهم ورغم تفوق ال SAP عالميا إلا أن Oracle تتقدم شيئا فشيئا وبالذات في منطقة الشرق الأوسط

المنافسة بين Oracle و SAP

أما عن الدخيل الجديد والذي يبدأ بداية واثقة , وقد يكون له شأن كبير في المرحلة المقبلة , بسبب إعتماده على تقديم ال ERP كنظام مبني بشكل كامل على ال Cloud  , فهيه شركة ال netsuite

تكاليف يجب النظر إليها عند تطبيق نظام ال ERP

إن تطبيق نظام مثل ERP يحتاج إلى ميزانية ودراسة مادية واسعة وهنا سأسرد أهم التكاليف التي يجب مراعاتها
1- تطوير البرنامج وتطبيقه أو شراءه
2- البنية التحتية في الشركة أو المؤسسة الخاصة بالتقنية التي تدعم النظام
3- المستشارين وأصحاب الخبرة
4- الدعم الفني
5- الفريق التقني المسؤول عن النظام عند إنشاءه
6- التعديلات والتغييرات للنظام بعد تطبيقه
7- الترقيات والتطويرات
8- تدريب الموظفين على إستعمال النظام

وبالنظر للنظام فهو من الجدير حقا دراسة الأمر , و معرفة كيفية الإنتقال بالمؤسسة أو الشركة إلى مرحلة مستقبلية , بخطوات ثابتة وهدوء.